Kick-off-Veranstaltung

Kick-off-Veranstaltung als Projekt-Kick-off? Macht dieser Aufwand Sinn? Diese Frage stellt sich in Zusammenhang mit dem Beginn eines Projektes oft. Hierzu gibt es nur ein klares Statement.

Eine gut vorbereitete und erfolgreiche Kick-off-Veranstaltung zu Beginn eines Projektes ist von größtem Wert und durch nichts zu ersetzen. Ist ein Kick-off-meeting schlecht vorbereitet oder geht es schief, hat das Projekt einen schlechten Start und das Image des Projektes ist schon zu Beginn negativ besetzt. Zu Beginn stellt sich die Frage: Was ist eine Kick-off-Veranstaltung?

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1 Kick-off-meeting Definition oder was ist ein Kick-off-meeting?
2 Projekt-Kick-off-Veranstaltung
3 Kick-off-Veranstaltung Vorbereitung
4 Agenda-Kick-off-meeting
4.1 Vorstellungsrunde
4.2 Details zum Projekt
4.3 Organisation des Projektes
4.4 Kommunikation im Projekt
4.5 Weiteres Vorgehen im Projekt
4.6 Abschluß feed back zum Projekt und zur Kick-off-Veranstaltung
4.7 Beispiel Agenda Kick off (Word oder Excel)
4.8 Checkliste Kick off Excel oder ??? (Word oder Excel)

Kick-off-meeting Definition oder was ist ein Kick-off-meeting?

Ein Kick-off-meeting ist eine Besprechung zu Beginn eines Projektes. Alle notwendigen Projektteilnehmer, sowie die Auftraggeber, treffen sich zu diesem Anlaß.  Im Change Management ist die Aufgabe des Kick-off-meeting dem Projekt einen guten Start zu geben. Im Kick off Meeting lernen sich die Projektbeteiligten und der Auftraggeber kennen. Eine Vorstellungsrunde zu Beginn der Kiff-off-Veranstaltung erleichtert dies. In der heutigen Zeit finden immer mehr Projekt statt, bei denen die einzelnen Projektteilnehmer sich während des Projektes nicht mehr von Angesicht  zu Angesicht sehen. Es sollte aus diesem Grund zu Beginn des Projektes darauf geachtet werden, daß sich die Teilnehmer zumindest ein erstes Mal persönlich kennnenlernen. Dies ist für die einzelnen Phasen des Gruppenprozesses mit entscheidend. Neben dem persönlichen Kennenlernen werden in einem ersten Meeting die Projektorganisation, sowie die Rollen des einzelnen Teilnehmers erklärt. Jeder weiß nach der Rollenklärung wie Aufgaben, Verantwortung und Kompetenz im Projektteam definiert sind. Neben dem folgenden fachlichen Teil der Kick-off-Veranstaltung ist dieser persönliche Teil mindestens genauso wichtig, da hier bereits ein Teil des gruppenbildenden Prozesses angestoßen wird. Die Phase des „Norming“ der Gruppe findet zu diesem Zeitpunkt bereits statt.

Projekt-Kick-off-Veranstaltung

Im Projekt-Kick-off ist ein weiterer wichtiger Bestandteil das Projekt vorzustellen. Der Auftraggeber sollte diese Vorstellung übernehmen. Er kann mit einer entsprechenden Darstellung des Projektes und seiner Wichtigkeit für die notwendige Motivation der Projektteilnehmer beitragen. Er hat die Möglichkeit die Teammitglieder auf das Projektziel einzuschwören und so zum Gelingen des Projektes beizutragen. Er wird in dieser Sitzung das Projekt und dessen Stellung in der übergeordnete Strategie des Unternehmens darstellen. Hierzu wird insbesondere der Nutzen des Projektes für das Unternehmen aufgezeigt.

Parallel sollte er den einzelnen Teammitgliedern vermitteln, welchen Nutzen sie aus der Teilnahme an dem Projekt erzielen. Ein großer teil der Motivation am Projekt mitzuarbeiten entsteht aus dem Wissen der Teilnehmer, wie sie persönlich am Projekterfolg teilhaben können. Im Englischen wird dies häufig als „What s in it for me“ bezeichnet. Durch entsprechende Aussagen kann der Auftraggeber den Leiter des Projektes in seiner Position stärken, Die Projekt-Kick-off-Veranstaltung bietet die Gelegenheit die Basis für ein erfolgreiches Projekt zu legen, Die Veranstaltung dient nicht zur detailierten Projektarbeit. Das Meeting ist die erste Stufe für die Gruppenarbeit. Gleichzeitig werden die inhaltlichen, personellen und organisatorischen Rahmenbedingungen in der die Kick-off-Sitzung geklärt.

Ein Projekt-Kick-off kann jedoch nur mit einer fundierten Planung gelingen.

Kick-off-Veranstaltung Vorbereitung

  • Projektauftrag erstellen und mit dem Auftraggeber abklären
  • Festlegung des zu erreichenden Ergebnisses der Kick-off-Veranstaltung
  • Notwendige Rollen im Team klären
  • Entsprechend den notwendigen Rollen die Teammitglieder aussuchen
  • Eventuell wichtige Stakeholder zusätzlich für das Kick-off-Meeting vorsehen
  • Mit den Vorgesetzten eine grobe Planung der benötigten Ressourcen im Sinne der Teammitglieder für das Projekt absprechen
  • Teammitglieder benennen
  • Kontaktdaten als Verteiler für jedes Teammitglied austauschen
  • Verantwortlichkeiten klären
  • Ablauf und Agenda des Meeting definieren
  • Die Agenda frühzeitig verteilen und zum Meeting einladen
  • Eine grobe Projektbeschreibung der Einleitung beilegen, sodaß sich die Teilnehmer auf das Kommende einstellen können
  • Moderator, Zeitnehmer und Protokollant bestimmen
  • Unterlagen für die Kick-off-Sitzung erstellen, sodass alle Teilnehmer den gleichen Wissensstand zum anstehenden Projekt haben
  • Räumlichkeiten des Meeting abklären (Umgebung, Arbeitsräume für die Gruppe, genügend Platz)
  • Technik für die Kick-off-Sitzung abklären und in der Praxis testen (PC, Netzwerk, genügend Steckdosen)
  • Genügend Moderationsmaterial bereitstellen (Folien, Stifte, Metaplanwände, Flip-Chart)
  • Bewirtung und Umfeld klären -> für eine gute Atmosphäre sorgen

Agenda-Kick-off-meeting

  • Begrüßung durch den Projektleiter
  • Vorstellung der Agenda-kick-off-meeting
  • Vorstellung des Projektes durch den Projektchampion / Projektauftraggeber
    • Wichtigkeit und Sinnhaftigkeit des Projektes überzeugend darstellen
    • Vorstellung des Projektleiters und warum er für dieses Projekt ausgewählt wurde

Vorstellungsrunde

  • Der Moderator übernimmt ab hier
  • Vorstellung der Projektteilnehmer
  • Erwartungen und Befürchtungen der Projektteilnehmer abfragen (sehr gut machbar über Moderationstechnik als Brainstorming mithilfe einer Metaplanwand und entsprechenden Post it)

Details zum Projekt

  • Detailierte Vorstellung des Projektes durch den Projektleiter
  • Was ist das aktuelle Problem bzw warum wurde ein Projekt ins Leben gerufen
  • Was wurde als Ziel mit dem Auftraggeber abgestimmt?
  • An welchen Ergebnissen werden die Projektteilnehmer gemessen?
  • Gibt es parallel laufende Projekte oder welche Erkenntnisse zum Projekt liegen bisher vor

Organisation des Projektes

  • Grobe Projektphasen
  •  Start und Ende des Projektes
  • Grober Projektrahmen bzw In / Out Rahmen des Projekt
  • Mit welchen Projektmethoden soll das Projekt abgearbeitet werden (LEAN, SIX SIGMA, PDCA, DMAIC, 8D, PMBOOK, Agile, etc.)
  • Grobe Projektphasen (DMAIC Define, Measure, Analyze, Improve, Define)
  • Grobe Projektorganisation (wer besetzt welche Rollen im Projekt)?
  • Abschätzung des Aufwandes für die Mitarbeit der Projektteilnehmer, sodaß eine grobe Ressourcenplanung erfolgen kann

Kommunikation im Projekt

  • Wie ist die Kommunikation im Projekt geregelt?
  • Wer berichtet an wen, wie?
  • Wie wird das Projekt dokumentiert?
  • Welche Techniken werden benutzt (Mail, Telefon, Skype, etc.)
  • Vereinbaren von gemeinsamen Regeln für die Zusammenarbeit innerhalb des Projektes

Weiteres Vorgehen im Projekt

  • Planung des nächste Meetings
  • Eventuell Vereinbarung von ersten Arbeitspaketen für die Projektteilnehmer

Abschluß feed back zum Projekt und zur Kick-off-Veranstaltung

  • Brainstorming mit Metaplanwand
  • Gemeinsames Projektverständnis überprüfen
  • Abholen aller Beteiligten am Projekt und für das Projekt begeistern
  • Dokumentation versenden (Tip: Alle Dokumentation auf Metaplanwänden und einfach fotografieren)

Beispiel Agenda Kick off (Word oder Excel)

noch zu ergänzen

Checkliste Kick off Excel oder ??? (Word oder Excel)

noch zu ergänzen

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