Mit der Checkliste für die Meilensteine im Projektplan überprüfen Sie das Ergebnis einzelner Abschnitte im Projekt. Damit stellen Sie die Vollständigkeit ihres Projektes sicher.  

Define – Phase – Was ist das Problem?

• Wer ist Auftraggeber für das Projekt?
• Ist das Problem Problem klar? Gibt es Daten oder Beweise für die Unterstützung der Problemstellung?
• Was sind die SMART-Ziele des Projekts?
• Sind die Ziele des Projekts klar (Goal-Statement) und sind sie realistisch zu diesem Zeitpunkt?
• Hat das Projekt einen klaren Geschäftsfall? Zum Beispiel Kosten der schlechten Qualität im Zusammenhang mit zukünftigen Vorteilen. Wurde der potenzielle Projektnutzen finanziell geschätzt?
• Ist das Projekt mit den strategischen Zielen der Organisation verknüpft?
• Sind potenzielle Chancen- und Verbesserungsprojekte identifiziert?
• Wurde die Problemstellung entwickelt?
• Sind die internen und externe Kunden des Prozesses klar?
• Sind die Bedürfnisse des Kunden verstanden? Ist dies mit Daten hinterlegt?
• Wie wirkt sich dieses aktuelle Problem auf Kunden (intern & extern), ihre kritischen Anforderungen (CTQs) und die Organisation aus?
• Was wurde getan um die wahren Kundenbedürfnisse zu identifizieren (Voice of the customer, VOC)?
• Wurde das Projekt durch die Identifizierung der Prozessgrenzen bestimmt? Ist der Umfang des Projektes geklärt?
• Wurde ein Team mit den wichtigsten Akteuren des Problems formuliert?
• Gibt es ein Team mit entsprechenden Ressourcen, um das Projekt im aktuellen Umfang abzuschließen?
• Sind die wichtigsten Stakeholder des Projekts identifiziert worden?
• Gibt es einen vorläufigen Projektplan mit Zeitplanung?
• Hat der Projektplan klare Meilensteine ?
• Welchen Umfang des Problems hoffen Sie zu beseitigen?
• Sind die Ergebnisse dieser Schritte in einer Projektcharta zusammengefasst?
• Wurden die Checkliste für die Define Phase bearbeitet?

Measure – Phase – Wie groß ist das Problem?

• Wurde ein Stakeholder-Kommunikationsplan erstellt?
• Wurde ein grober Projektplan mit geplanten Prüfungen und Meilensteinen erstellt?
• Wurde die aktuelle Prozesskarte vom Team entwickelt? Prüfen Sie, wer an diesem Prozess beteiligt war.
• Was hat das Team von der vor Ort Begehung erfahren?
• Sind die Bereiche klar, in denen Sie Daten ermitteln müssen?
• Welche Art von Daten ist verfügbar? Wie wurden sie gesammelt?
• Wurde die Baseline-Prozessfähigkeit ermittelt?
• Was sind Ihre nächsten Schritte?
• Sind Sie zufrieden mit dem Niveau der Zusammenarbeit und Unterstützung, die Sie bekommen?
• Welche anderen Aktionen oder Aktivitäten benötigen Sie, um Ihre Fortschritte zu beschleunigen?
• Hat eine Meilenstein-Überprüfung stattgefunden?

Analyse – Phase – Was sind die Kernursachen des Problems?

• Hat das Team die Veränderung des Prozesses anhand geeigneter statistischer Methoden analysiert?
• Hat das Team eine Ursachenanalyse durchgeführt, um mögliche Ursachen zu identifizieren (Output: fishbone / 5 Whys)?
• Welche Verbesserungsziele können wir setzen? Gibt es Möglichkeiten in dem bestehenden Prozess für ‚quick win‘ Verbesserungen?
• Wurde die Ursache (n) verifiziert?
• Muss die Problemdarstellung nach den neuesten Erkenntnissen erneut überprüft werden?
• Sind Sie mit dem Niveau der Zusammenarbeit und Unterstützung zufrieden, die Sie von anderen Teilen Ihrer Organisation bekommen?
• Welche anderen Aktionen oder Aktivitäten benötigen Sie, um Ihre Fortschritte zu beschleunigen?
• Hat eine Meilenstein-Überprüfung stattgefunden?

Improve – Phase – Was sind die Lösungen zur Behebung der Ursache?

• Wurde eine Team-Brainstorming-Sitzung durchgeführt, um mögliche Verbesserungsmaßnahmen zu identifizieren?
• Haben Sie Tools zur Entscheidungsfindung verwendet, um die Lösungen zu priorisieren?
• Wurde eine Pilotstudie durchgeführt?
• Ist eine Pilotstudie nicht angemessen (Low-Volume-Verfahren), wurde eine Risikobewertung durchgeführt (FMEA)?
• Ist ein Implementierungs-Business-Case verfügbar (Kosten-Nutzen-Analyse)?
• Ist mit den Stakeholdern ein Plan zur Einführung vereinbart?
• Wurde der Umsetzungsplan den betroffenen Personen mitgeteilt?
• Gibt es einen laufenden Überprüfungsprozess mit allen Beteiligten, um die Umsetzung zu überwachen?
• Sind Sie mit dem Niveau der Zusammenarbeit und Unterstützung zufrieden, die Sie von anderen Teilen Ihrer Organisation bekommen?
• Welche anderen Aktionen oder Aktivitäten benötigen Sie, um Ihre Fortschritte zu beschleunigen?
• Hat eine Meilenstein-Überprüfung stattgefunden?

Control – Phase – Wie wird die Verbesserung nachhaltig?

• Wurden Techniken angewendet, um den Prozess zu steuern (SPC, Visual Management etc.)?
• Wie wird der Prozess überwacht und kontrolliert (KPIs / Charts etc.)?
• Wurde die Baseline vs. verbesserte Leistung evaluiert?
• Sind die alten Prozesse ausgeschaltet und entfernt worden?
• Sind alle Prozessänderungen dokumentiert (SOPs, Flowcharts)?
• Wenn der Prozesseigentümer die Änderung nicht leitete, hat er / sie das neue Verfahren übernommen?
• Ist das neue Verfahren in der Prozesssteuerung integriert?
• Haben Sie die gewonnenen Erkenntnisse erfasst, um ein „best practice“ zu schaffen?
• Haben die gewonnenen Erkenntnisse an andere Funktionen weitergegeben?
• Welche neuen Werkzeuge haben Sie gelernt?
• Sind Sie mit der erreichten Kooperation und Unterstützung zufrieden? Was sollen wir anders machen, um das nächste Projekt zu unterstützen?
• Haben Sie Ideen für Nachfolgeprojekte?
• Haben Sie dem Team gedankt und den Erfolg gefeiert?

Anbei die Checkliste zum download.